De tal manera que estos puedan ser localizados rápidamente por los empleados o directivos de la compañía. Quienes muchas veces pierden tiempo buscando entre una enorme cantidad de papeles y carpetas.
Incumplimiento de regulaciones: Las empresas pueden enfrentar sanciones por no cumplir con las normativas de conservación y gestión de documentos.
La desventaja principal es que dependes de tus proveedores para mantener el sistema en funcionamiento. Si el proveedor tiene un problema con su centro de datos, podría resultar imposible el acceso a los documentos. Si la conexión a World wide web de tu empresa falla, tampoco podrás recuperar esos documentos.
De esta forma consiguen desarrollar todo el potencial que permite la centralización de contenido y procesos de negocio.
El éxito radica en elegir una solución que se ajuste a las necesidades específicas de cada empresa, considerando el volumen de documentos y los objetivos organizacionales.
Compartir archivos. Con un sistema de gestión documental los usuarios pueden compartir y colaborar en archivos y documentos con sus colegas, controlando con Gestión Documental quién comparten esos documentos.
Puede encontrar una lista completa de las cookies disponibles en nuestra Declaración de cookies. Puede encontrar una lista completa de las cookies disponibles en nuestra Declaración de cookies. Confirmar preferencias
Un sistema de gestión documental efectivo garantiza que estos documentos se mantengan organizados, seguros y accesibles en todo momento. Esto facilita la búsqueda y recuperación de información cuando sea necesario, lo que a su vez mejora la eficiencia operativa y la toma de decisiones informadas.
Trabajo colaborativo por medio del cual editar documentos, acceder a diferentes versiones y cambiar su indexación manualmente.
Accesibilidad desde cualquier lugar: Los documentos están disponibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo conectado.
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La gestión de los expedientes de los empleados, la tramitación de facturas y la gestión de contratos son excelentes puntos de partida, ya que su automatización se traducirá en un gran aumento de la productividad y en un ahorro de costes cuantificable.
Colaboración en tiempo authentic: permite que los equipos trabajen simultáneamente en los mismos archivos, mejorando la productividad y eliminando duplicados.
Adaptabilidad: Estar preparados para ajustar operaciones y sistemas según evolucionen las necesidades del mercado.